...

Procesy w firmie, wstęp do BPM - Manage or Die Inspirations

by manage-or-die-fundacja-rozwoju-menedzerskiego

on

Report

Download: 0

Comment: 0

4,915

views

Comments

Description

Wstęp do zarządzania procesami biznesowymi w firmie.

Prezentacja opisuje fazy dojrzałości procesowej...

Doskonały materiał do wstępnych dyskusji nad zasadnością implementacji Business Proces Management lub jego elementów.

Autor: Joanna Plata
Download Procesy w firmie, wstęp do BPM - Manage or Die Inspirations

Transcript

  • 1. PROCESY W FIRMIE
  • 2. Co to są procesy ?
  • 3. W formie ogólnej… Proces –uporządkowany w czasieciąg zmiani stanów zachodzących po sobie.Nośnikiem każdego procesu jest zawsze w efekcie jakiś system fizyczny.Każdy kolejny stan/zmiana systemu spowodowana jest przez stan/zmianę poprzednią albo przez oddziaływanie zewnętrzne na system. Źródło:http://pl.wikipedia.org/wiki/Proces
  • 4. W biznesie… Proces biznesowy to zaplanowany przebieg działań mający na celuuzyskiwanie określonych rezultatów . Przebieg procesu jest najczęściej określany przez spisaną procedurę biznesową lub słowne ustalenia kierownictwa.Źródło: Portal Zarządzaniahttp://biznet.gotdns.org/index.php?title=Proces_biznesowy
  • 5. W biznesie… Procedury, instrukcje, zasady itd . PROCES X Działanie A Działanie B Działanie C Wejście Właściciel procesu Klient procesu Wyjście Zdarzenie kończące proces Zdarzenie rozpoczynające proces
  • 6. Czyli co to dokładnie oznacza ?
  • 7. … że procesy są wszędzie…… w każdym obszarze funkcjonowania firmy. Wszystko co robimy każdego dnia, każde kolejne,nasze działanie, zmiana systemu spowodowana jestprzez nasze działanie, zmianę poprzedniąalbo przez oddziaływanie zewnętrzne na firmę, dział,na nas…
  • 8. … Często termin „podejście procesowe” traktowany jest jedynie jako hasło.Niejednokrotnie jest wykorzystany przy tym,jako argument dla budowania systemu zarządzania jakością w sposób dość dowolny, a czasem chaotyczny…
  • 9. Specjalizacja w ramach swojej funkcji W wielu firmach na organizację patrzy sięz perspektywyrealizowanych funkcji. Organizacja funkcjonalnaZarząd Dział Sprzedaży i Marketingu Dział Finansów … DziałProdukcji Dział Personalny
  • 10. W tym spojrzeniu na organizację stosowane jest podejście hierarchiczne, oparte na delegacji poleceń i kontroli.Członkowie organizacjiprzypisani są do określonych funkcji,a przedsiębiorstwo traktowane jest jak zbiór funkcji. Organizacja funkcjonalna
  • 11.  
  • 12. Organizacja funkcjonalna, a procesyZarząd Dział Sprzedaży i Marketingu DziałPersonalny Dział Finansów Dział Produkcji … Proces- sprzedaż towarów i usług Proces – zatrudnienie pracownika na produkcję Proces C Proces- windykacja należności
  • 13. Przedsiębiorstwo jest przede wszystkimzbiorem powiązanych ze sobą czynności / działań / procesów ,które przenikają poprzezfunkcjonalnąstrukturę organizacyjną. Organizacja funkcjonalna, a procesy
  • 14. Każdy dział, każda jednostka, każda funkcja mają inne cele i zadania, alełączy je dostarczanie produktów, usług i informacji klientom (w firmie i poza nią). Organizacja funkcjonalna, a procesy
  • 15. W działaniach firmy można bazować na doświadczeniu, intuicji, stosować metodę „próbi błędów”, jednaknajbardziej efektywne jest systematyczne, kompleksowe podejście do tematu.
  • 16. Taką metodą jest właśniepodejście procesowe .
  • 17. To dlaczego firmy tego nie robią ?
  • 18. Odpowiedź jest prosta: Bo to trudne…
  • 19. Podejście procesowe powinno stanowić podstawę tworzenia systemów zarządzania jakością (zgodnychz wymaganiami ISO) oraz Total Quality Management – Kompleksowego Zarządzania jakością.
  • 20. Podejście procesowe przede wszystkim umożliwia rzetelną analizę działalności organizacji oraz umożliwiakonstruowanie systemu zarządzania jakościąw organizacji. Tym samymwpływana ciągłedoskonaleniefunkcjonowania firmy .
  • 21. Działając zgodnie zprocesami , procedurami izarządzającnimi możemy doprowadzić np. doobniżenia kosztów, zwiększenia przychodów, uzyskania większej satysfakcji klientów…
  • 22. To wszystko przekłada się nawzrastającą efektywność naszego biznesu.
  • 23. Warto także przeanalizować jak wyglądają poszczególne fazy dojrzałości procesowej firmy. Faza zerowa Faza inicjatyw procesowych Faza zarządzania procesami Faza procesowej struktury organizacyjnej.1 2 3 4
  • 24. W fazie zerowejprocesy są niewidzialne .Inaczej mówiąc, istnieją, ale nikt ich nie dostrzega.Paradoks ten jest łatwy do wytłumaczenia. Firma w tej fazie koncentruje się na swojej strukturze organizacyjnej, nawiasem mówiąc funkcjonalnej.Struktura ta sankcjonuje i wzmacnia hierarchię podziału pracy oraz związane z nią uprawnieniai zakresy odpowiedzialności w wymiarze pionowym.Źródło: Portalwww.gruchman.pl Dr Grzegorz B. Gruchman Model PDF czyli Procesowa Dojrzałość Firmy  Faza zerowa
  • 25. Faza zerowa Źródło: Portalwww.gruchman.pl Dr Grzegorz B. Gruchman Model PDF czyli Procesowa Dojrzałość Firmy    W poszczególnych pionach znajdują się pracownicy,którym dobrze pracuje się razem, ze względu na wspólne zadania, kwalifikacje i doświadczenia.Kierownicy natomiast koncentrują sięna zarządzaniu ich działaniami.Gorzej ze współpracą,która przekracza granicepionów funkcjonalnych.Odpowiedzialność za koordynacjęi integrację unosi się do góry,aż do szczebla Prezesa firmy.
  • 26. Jak wiadomo, procesy to ciągiskoordynowanych działańzlokalizowanych w różnych miejscach. Działania takie wykonywane są w każdej firmie. W fazie pierwszejnie sąone natomiastcałościowopostrzegane izarządzane w sensie operacyjnym.  Faza zerowa Źródło: Portalwww.gruchman.pl Dr Grzegorz B. Gruchman Model PDF czyli Procesowa Dojrzałość Firmy 
  • 27.   Przekleństwem firmy funkcjonalnej jest nieuchronna specjalizacja.W przypadku kadry kierowniczej, znajomość zarządzanego obszaru zaczyna się i kończy zazwyczaj na granicy podległej jednostki organizacyjnej. Jest to zresztą znajomość ogólna, co jest całkowicie zrozumiałe i usprawiedliwione.Im niżej w hierarchii organizacyjnej, tym większa znajomość szczegółów, ale tym węższe z kolei pole widzenia.Faza zerowa Źródło: Portalwww.gruchman.pl Dr Grzegorz B. Gruchman Model PDF czyli Procesowa Dojrzałość Firmy  Mój Dział. Moja twierdza.
  • 28.   „ Prowadziłem kiedyś analizę procesów w dużej firmie produkcyjnej, międzynarodowej zresztą, na poziomie przepływów informacji.W jednym z działów zapytałem o pochodzenie pewnego dokumentu.„ Ten dokument otrzymuję od Pani Katarzyny.”Czym zajmuje się Pani Katarzyna ?„ Nie wiem, to nie moja sprawa.”W jakim dziale pracuje Pani Katarzyna ?„ Drugie piętro, trzecie drzwi po lewej stronie”.Co się dzieje z przygotowywanym dokumentem ?„ Zanoszę go do Pana Tomasza”.Reszty pytań i odpowiedzi nie muszę dalej cytować ”.dr Grzegorz B. Gruchman Faza zerowa Źródło: Portalwww.gruchman.pl Dr Grzegorz B. Gruchman Model PDF czyli Procesowa Dojrzałość Firmy 
  • 29. W fazie drugiej procesy są już widoczne.Jest to właściwie jedyna istotna różnica pomiędzy tą fazą i poprzednią.Nadal obowiązuje ta sama tradycyjna struktura organizacyjna. Pojawiają się natomiast mapy procesów biznesowych, opracowane przy okazji jakiegoś przedsięwzięcia. Przedsięwzięciem tym może być:   ·przygotowanie do wdrożenia zintegrowanego systemu informatycznego ·wdrożenie systemu zarządzania jakością zgodnego z normą ISO ·reorganizacja (przeprojektowanie) procesu biznesowego   Faza inicjatyw procesowych Źródło: Portalwww.gruchman.pl Dr Grzegorz B. Gruchman Model PDF czyli Procesowa Dojrzałość Firmy 
  • 30.   Warunkiem przejścia z fazy pierwszej do drugiej jest odpowiedni zakres map procesów.Muszą one obejmować wszystkie procesy firmylub przynajmniej te, które uznawane są za kluczowe.Z map tych powinny wynikać poziome powiązaniai zależności działań w różnych, wyodrębnionych organizacyjnie obszarach firmy.Dzięki mapom o takim właśnie zakresie w firmie zaczyna rozwijać się świadomość i znajomość owych powiązań.  Faza inicjatyw procesowych Źródło: Portalwww.gruchman.pl Dr Grzegorz B. Gruchman Model PDF czyli Procesowa Dojrzałość Firmy  Źródło: Portalwww.gruchman.pl Dr Grzegorz B. Gruchman Model PDF czyli Procesowa Dojrzałość Firmy 
  • 31. Faza zarządzania procesami W trzeciej fazie wszystkie procesy firmy są zinwentaryzowane i opisane.Opisy procesów – co bardzo ważne – są na bieżąco aktualizowane. Słowo „ proces ” znajduje się na ustach wszystkich pracowników. Świadomość i praktyczna znajomość zależności działań w firmie jest powszechna. Przede wszystkim jednak, w fazie tej pojawiają się osoby odpowiedzialne za procesy, zwane popularnie ich właścicielami lub liderami. Nazwa nie ma zresztą większego znaczenia, ponieważ najważniejsza jest przydzielona owym osobom odpowiedzialność. Dotyczy ona przede wszystkim ciągłego doskonalenia i rozwoju procesów.Źródło: Portalwww.gruchman.pl Dr Grzegorz B. Gruchman Model PDF czyli Procesowa Dojrzałość Firmy 
  • 32. Związane z procesami role lub nawet stanowiska organizacyjne są jednak same z siebie mało skuteczne.Jak wynika z nazwy,zarządzanie procesamiwymagaplanowania, organizowania, motywowania i kontrolidziałań wchodzących w ich skład.Firma w której procesy są naprawdę zarządzane posiada: ·system wskaźników mierzącychskuteczność procesów ·system motywacyjny, wiążący wynagrodzeniezefektywnością procesów ·środki zbierania i przetwarzania informacjio efektywności procesów  Faza inicjatyw procesowych Źródło: Portalwww.gruchman.pl Dr Grzegorz B. Gruchman Model PDF czyli Procesowa Dojrzałość Firmy 
  • 33. Kolejność elementów firmy w trzeciej fazie dojrzałościnie jest przypadkowa.Za zarządzanie czymkolwiekmusi być ktoś odpowiedzialny .Bez mierzenia nie ma zarządzania i realizacji.Wreszcie, do kontroli zjawisk za które jest się odpowiedzialnym, potrzebne są informacje.W dzisiejszych czasach oznacza to automatycznie odpowiednie oprogramowanie.  Źródło: Portalwww.gruchman.pl Dr Grzegorz B. Gruchman Model PDF czyli Procesowa Dojrzałość Firmy  Faza inicjatyw procesowych
  • 34.   W firmie zarządzającej swoimi procesami wszystkie wymienione elementy integrują stosowne procedury planistyczne, realizacyjne i kontrolne, ujęte w tzw. regulaminie organizacyjnym.Bardzo ważnym składnikiem firmy w owej fazie jest także odpowiednia kultura organizacyjna.Bez wartości i postaw zachęcających do zmian, uczenia się i pracy zespołowej, formalne elementy zarządzania procesami są równie pożyteczne jak niedźwiedzie w objęciach zimowego snu.Źródło: Portalwww.gruchman.pl Dr Grzegorz B. Gruchman Model PDF czyli Procesowa Dojrzałość Firmy  Faza inicjatyw procesowych
  • 35. Firma w ostatniej fazie zarządza swoimi procesami z takim samym entuzjazmem,jak w poprzedniej. Instytucjonalizacja procesów osiąga natomiast jeszcze wyższy poziom.W wymiarze pionowym nadal rządzą dyrektorzy pionów funkcjonalnych.W wymiarze poziomym natomiast rządządyrektorzy procesów .W konsekwencji, procesy biznesowe są co najmniej tak samo ważne, jak działy ikomórki organizacyjne. Słowo „rządzą” jest użyte nieprzypadkowo.W firmie o procesowej strukturze organizacyjnej dochodzi do rozdzielenia zarządzania ludźmi i wykonywaną przez nich pracą.Faza procesowej struktury organizacyjnej Źródło: Portalwww.gruchman.pl Dr Grzegorz B. Gruchman Model PDF czyli Procesowa Dojrzałość Firmy 
  • 36. Sankcjonują to rozdzielne stanowiska organizacyjneoraz przydzielone im zakresy odpowiedzialności i niezbędna władza.Tak jest, władza w sensie możliwości wydawania poleceń służbowych oraz nagradzania i karania zależnie od wyników. Władza kierownicza w wymiarze pionowym jest wyraźnie zmniejszona i koncentruje się na rozwoju umiejętności pracowników, alokacji zadań i realizacji cząstkowych wskaźników dla procesów.Władza kierownicza w wymiarze poziomym związana jest natomiast z realizacją wskaźników dla całych procesów oraz ich doskonaleniem.  Faza procesowej struktury organizacyjnej Źródło: Portalwww.gruchman.pl Dr Grzegorz B. Gruchman Model PDF czyli Procesowa Dojrzałość Firmy 
  • 37. Wspomniane rozdzielenie zarządzania ludźmi i procesami jest związane z daleko idącymi zmianami strukturalnymioraz zmianami w systemach motywacyjnych,budżetowaniai kontrolingu.Tak rozumiana struktura procesowa jest podejrzanie bliska macierzowej, ma więc w zasadzie taki sam bagaż zalet,jak i balast wad.Z technicznego punktu widzenia, wprowadzenie procesowej struktury organizacyjnej umożliwiają zintegrowane systemy informatyczne i inne technologie. Podstawową przeszkodą są natomiast problemy ludzkie związane z niezbędnymi zmianami.Łagodnie mówiąc, mało kto lubi dzielić się władzą.Faza procesowej struktury organizacyjnej Źródło: Portalwww.gruchman.pl Dr Grzegorz B. Gruchman Model PDF czyli Procesowa Dojrzałość Firmy 
  • 38. Gotowi na rozwijające zmiany ? Na procesy marsz
  • 39. W prezentacji wykorzystano fragmenty opracowań zPortal’uwww.gruchman.pl Dr Grzegorz B. Gruchman Model PDF czyli Procesowa Dojrzałość Firmy  Zdjęcia i ilustracje:www.istockphoto.com ,www.microsoft.com Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła.
  • Fly UP